Quy định về con dấu doanh nghiệp là một trong những vấn đề nhận được sự quan tâm lớn từ nhiều tổ chức, cá nhân có liên quan trong quá trình xây dựng Dự thảo Luật Doanh nghiệp (sửa đổi). Mặc dù công tác xây dựng Dự Luật này đã đi vào giai đoạn hoàn thiện để trình Quốc hội xem xét thông qua, hiện nay, vẫn còn những quan điểm, ý kiến khác nhau xung quanh vấn đề này. Để có thêm cơ sở tham khảo, phục vụ cho việc hoàn thiện Dự thảo Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành, Chuyên đề này phân tích một số vấn đề và kinh nghiệm quốc tế liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp.
I. Quy định hiện hành về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp
– Các văn bản pháp lý quy định về con dấu doanh nghiệp:
+ Luật Doanh nghiệp 2005
+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu
+ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 sửa đổi, bổ sung Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
+ Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT/BCA-BTCCP hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
– Một số quy định cụ thể:
+ Luật Doanh nghiệp 2005 (Điều 36):
1. Doanh nghiệp có con dấu riêng. Con dấu của doanh nghiệp phải được lưu giữ và bảo quản tại trụ sở chính của doanh nghiệp. Hình thức và nội dung của con dấu, điều kiện làm con dấu và chế độ sử dụng con dấu thực hiện theo quy định của Chính phủ.
2. Con dấu là tài sản của doanh nghiệp. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của cơ quan cấp dấu, doanh nghiệp có thể có con dấu thứ hai.
+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu:
· Điều 1: Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước.
· Điều 8: Bộ Công an thống nhất quy định các mẫu dấu, việc làm biểu tượng hoặc chữ nước ngoài trong hình dấu, việc làm và sử dụng con dấu thứ hai; đăng ký lưu chiểu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, quản lý hoạt động làm con dấu; kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của Nghị định này.
· Điều 10.4: Các tổ chức kinh tế được thành lập theo Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư không phải cấp giấy phép làm con dấu, nhưng phải đăng ký mẫu dấu tại cơ quan Công an trước khi sử dụng.
Như vậy, việc khắc dấu và đăng ký mẫu dấu là một trong những thủ tục bắt buộc của quy trình gia nhập thị trường đối với doanh nghiệp Việt Nam.
II. Kinh nghiệm quốc tế và xu hướng hiện nay về con dấu doanh nghiệp
1. Xu hướng hiện nay về việc sử dụng con dấu
Theo thống kê của Nhóm Ngân hàng Thế giới (World Bank Group), trong số 189 quốc gia và nền kinh tế được xếp hạng về môi trường kinh doanh tại báo cáo Doing Business:
– Có 79 quốc gia có thủ tục làm con dấu doanh nghiệp là một trong những thủ tục của quy trình gia nhập thị trường. Trong số này, chỉ có 7 quốc gia quy định bắt buộc doanh nghiệp phải có con dấu (bao gồm: Nhật Bản, Nga, Trung Quốc, Việt Nam, Myanmar, Triều Tiên, Buhtan), 72 quốc gia còn lại cho phép doanh nghiệp được lựa chọn việc có sử dụng con dấu hay không.
– Có 110 quốc gia không sử dụng con dấu doanh nghiệp: Canada (từ năm 1971), Anh (từ năm 1989), California – Mỹ (từ năm 1995), Úc (từ năm 1998), Armenia (từ năm 2010), Hy Lạp (từ năm 2013), Hồng Kông (từ tháng 3/2014),…
– Mức độ phổ biến của việc sử dụng con dấu doanh nghiệp như một quy định bắt buộc tỷ lệ nghịch với mức thu nhập và không vượt quá tỷ lệ 50%. Ở nhóm Thu nhập cao, chỉ có 30% số quốc gia coi việc sử dụng con dấu là bắt buộc. Ở các nhóm Thu nhập trên trung bình, Thu nhập dưới trung bình và Thu nhập thấp, tỷ lệ này lần lượt là 41%, 48% và 50%.
2. Quy định trong Luật của một số nước về con dấu doanh nghiệp
Sau đây là một số ví dụ cụ thể về quy định pháp lý đối với con dấu doanh nghiệp của một số quốc gia:
– Quy định của Vương quốc Anh:
+ Vương quốc Anh bãi bỏ việc doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng con dấu kể từ năm 1989. Theo quy định của Luật Công ty 2006 của Anh: doanh nghiệp không bắt buộc phải có con dấu; tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có con dấu thì nội dung của con dấu phải tuân thủ một số nguyên tắc chung. Luật này cũng quy định con dấu doanh nghiệp và chữ ký của người có thẩm quyền có giá trị ngang nhau trong việc khẳng định giá trị pháp lý của văn bản do doanh nghiệp ban hành. Quy định cụ thể như sau:
+ Điều 45 Luật Công ty 2006 của Anh quy định như sau về con dấu chung của doanh nghiệp:
Điều 45: Con dấu chung
(1) Một doanh nghiệp có thể có một con dấu chung, nhưng không bắt buộc.
(2) Một doanh nghiệp có con dấu chung sẽ phải có tên doanh nghiệp được khắc chữ rõ ràng trên con dấu đó.
(3) Nếu doanh nghiệp không tuân thủ quy định tại khoản 2 điều này, người phải chịu trách nhiệm pháp lý vì hành vi vi phạm này là:
- (a) doanh nghiệp, và
- (b) các nhân viên của doanh nghiệp có trách nhiệm liên đới.
(4) Một nhân viên của doanh nghiệp, hoặc một cá nhân thay mặt doanh nghiệp, được coi là có hành vi vi phạm pháp luật nếu người đó sử dụng, hoặc ủy quyền cho người khác sử dụng một con dấu với ý nghĩa là con dấu của doanh nghiệp nhưng không có tên doanh nghiệp được khắc trên con dấu đó theo quy định tại khoản 2 điều này.
(5) Người vi phạm các quy định tại điều này phải chịu mức xử phạt hành chính theo quy định không vượt quá mức độ 3 của thang tiêu chuẩn.
+ Điều 44 Luật Công ty 2006 của Anh quy định như sau về tính pháp lý của các loại giấy tờ của doanh nghiệp:
(1) Theo Luật của nước Anh và xứ Wales hay Bắc Ireland, một tài liệu có giá trị pháp lý được ban hành bởi một công ty
- –(a) bằng cách đóng dấu con dấu bằng con dấu của doanh nghiệp, hoặc(b) bằng cách ký vào tài liệu theo quy định tại các khoản dưới đây.
(2) Một tài liệu của doanh nghiệp được coi là có giá trị pháp lý nếu nó được ký thay mặt cho doanh nghiệp
- -(a) bởi hai người có thẩm quyền ký, hoặc(b) bởi một giám đốc doanh nghiệp trước sự chứng kiến của những người sẽ chứng thực cho chữ ký đó.
(3) Những người sau là người có thẩm quyền ký với mục đích được nêu ở khoản 2 điều này
- –(a) tất cả các giám đốc của doanh nghiệp, và (b) đối với doanh nghiệp tư nhân với một thư ký hoặc một doanh nghiệp công cộng, là người thư ký (hoặc bất cứ người đồng thư ký nào khác) của doanh nghiệp.
– Quy định của Hồng Kông:
Theo Pháp lệnh Công ty (622) – Companies Ordinance (622) của Hồng Kông, công ty không bắt buộc phải có con dấu chung (common seal). Theo quy định, con dấu phải được làm bằng kim loại, được khắc chữ tên công ty một cách rõ ràng, dễ nhìn. Nếu hình thức con dấu không đúng quy định thì các cá nhân liên quan sẽ bị vi phạm pháp luật và phải chịu mức phạt ở mức độ 3. Nếu tiếp tục vi phạm sẽ bị phạt HK$300 mỗi ngày cho đến khi khắc phục hành vi vi phạm đó.
Ngoài ra, Pháp lệnh Công ty Hồng Kông cho phép công ty đã có con dấu chung có thể có con dấu chính thức (official seal) để sử dụng ở nước ngoài. Con dấu chính thức đó phải là bản sao của con dấu chung của công ty, nhưng có khắc rõ ràng tên địa điểm nơi con dấu này sẽ được sử dụng.
Quy định cụ thể về con dấu chung của công ty như sau:
Điều 124 Pháp lệnh Công ty Hồng Kông:
Điều 124: Công ty có thể có con dấu chung
- (1) Một công ty có thể có 1 con dấu chung
- (2) Con dấu chung của công ty phải làm bằng kim loại, được khắc tên công ty một cách rõ ràng
- (3) Nếu không tuân thủ quy định tại khoản 2, công ty và tất cả những người có trách nhiệm của công ty phải chịu trách nhiệm về hành vi vi phạm này và mỗi người phải chịu mức xử phạt ở mức độ 3.
- (4) Một nhân viên của doanh nghiệp, hoặc một cá nhân thay mặt doanh nghiệp, được coi là có hành vi vi phạm pháp luật nếu người đó sử dụng, hoặc ủy quyền cho người khác sử dụng một con dấu với ý nghĩa là con dấu của doanh nghiệp nhưng không có tên doanh nghiệp được khắc trên con dấu đó theo quy định tại khoản 2 điều này và phải chịu mức xử phạt ở mức độ 3.
– Quy định của Úc:
Theo Luật Công ty 2001 – Corporation Act 2001, công ty không bắt buộc phải có con dấu, nếu có 1 con dấu thì nó phải là con dấu chung của công ty (common seal). Theo quy định, con dấu phải có tên công ty, mã số công ty ACN (Australian Company Number) hoặc mã số kinh doanh ABN (Australian Business Number). Công ty có thể ký kết hợp đồng mà không cần sử dụng con dấu. Trường hợp công ty nhân bản con dấu chung thì các con dấu nhân bản phải được ghi rõ tương ứng là “duplicate seal” hoặc “share seal” hoặc “certificate seal”.
Điều 123: Công ty có thể có con dấu chung
(1) Công ty có thể có con dấu chung. Nếu công ty có con dấu chung, con dấu của công ty phải thể hiện các thông tin sau:
- (a) tên công ty nếu trong tên công ty đã bao gồm mã ACN;
- (b) nếu không, có tên công ty và có một trong các thông tin sau:
- (i) có dòng chữ “Australian Company Number” và mã ACN của doanh nghiệp đó;
- (ii) nếu 9 ký tự cuối của mã ABN của doanh nghiệp trùng với 9 ký tự cuối của mã CAN của doanh nghiệp đó thì con dấu phải có dòng chữ “Australian Business Number” và mã ABN của doanh nghiệp
Lưu ý 1: Công ty có thể ký kết hợp đồng và các tài liệu mà không cần con dấu (xem Điều 126 và Điều 127)
Lưu ý 2: Quy định về chữ viết tắt trên con dấu, xem Điều 149.
(2) Công ty có thể có thêm con dấu thứ hai. Con dấu thứ hai phải là bản sao của con dấu chung với cụm từ: “duplicate seal” hoặc “share seal” hoặc “certificate seal”
(3) Không được phép sử dụng hoặc ủy quyền cho người khác sử dụng con dấu với ý nghĩa là con dấu của công ty nếu không đáp ứng đủ các yêu cầu quy định tại khoản (1) và (2) điều này.
(4) Người vi phạm quy định tại khoản 3 điều này sẽ bị xử phạt nghiêm khắc.
– Quy định của Nhật Bản:
+ Ở Nhật Bản, con dấu được sử dụng cùng với chữ ký để khẳng định tính pháp lý của văn bản. Không chỉ pháp nhân mà cá nhân cũng sử dụng con dấu để đóng dấu vào các văn bản quan trọng. Người Nhật có hai loại con dấu cơ bản đó là: con dấu không phải đăng ký (mitomein) và con dấu phải đăng ký (jitsuin).
+ Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, bắt buộc phải sử dụng con dấu của người đại diện theo pháp luật (đã được đăng ký với cơ quan có thẩm quyền) để đóng dấu vào đơn đăng ký. Doanh nghiệp Nhật Bản sử dụng con dấu của công ty và con dấu của người đại diện theo pháp luật, trong đó, con dấu của người đại diện theo pháp luật được coi là quan trọng hơn vì chỉ có con dấu này là bắt buộc phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Pháp luật Nhật Bản quy định rõ con dấu là tài sản giá trị của doanh nghiệp.
Thông thường, văn bản của doanh nghiệp được coi là có giá trị pháp lý khi trên đó thể hiện: tên doanh nghiệp, thông tin về người đại diện theo pháp luật và con dấu của người đại diện theo pháp luật.
Khi thực hiện giao dịch hay ký kết hợp đồng, nếu thiếu con dấu của người đại diện theo pháp luật (ví dụ như trường hợp quên mang theo con dấu của người đại diện theo pháp luật).
Các văn bản vẫn có giá trị với hai bên đối tác, tuy nhiên, doanh nghiệp có thể sẽ gặp phải phiền toái khi có sự bất đồng, xung đột dẫn đến kiện tụng vì bên đối tác có thể yêu cầu tòa vô hiệu hóa giao dịch, hợp đồng với lí do là việc ký kết không xuất phát từ ý chí của doanh nghiệp. Khi đó, doanh nghiệp phải chứng minh được rằng giao dịch hay hợp đồng đó đã được thực hiện, ký kết theo ý chí của mình.
+ Việc quản lý và sử dụng con dấu được quy định rất chặt chẽ nhằm hạn chế tối đa các hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến con dấu. Kích cỡ, hình thức của con dấu được quy định chi tiết bởi Bộ Tư pháp (Ministry of Justice).
Các loại con dấu được đặt tên gọi tương ứng với ý nghĩa, mục đích sử dụng của chúng, ví dụ như: con dấu liên kết (bridging seal) – sử dụng để đóng vào giữa hai trang giấy liền kề nhau, con dấu đóng trước khi sửa chữa (pre-affixed correction seal) – đóng dấu trước khi có sự sửa chữa trong văn bản, con dấu sửa chữa (correction seal) – đóng dấu sau khi sửa chữa văn bản,… Ý nghĩa sử dụng của con dấu phải được đăng ký với cơ quan nhà nước.
+ Điều 20 Luật Đăng ký Thương mại của Nhật quy định:
| Article 20: Submission of seal impression(1) A person who is required to affix a seal to a written application for registration shall submit an impression of such seal to a registry office in advance.(2) In cases where an application for registration is to be filed by a privately appointed agent, the provision of the preceding paragraph shall apply to a person who has appointed said agent or a representative thereof.(3) The provisions of the preceding two paragraphs shall not apply to an application for registration to be made at the location of a branch office of a company. | Điều 20: Đăng ký con dấu(1) Người đóng dấu vào bản đăng ký phải nộp và đăng ký ý nghĩa sử dụng của mẫu với cơ quan có thẩm quyền.(2) Trong trường hợp đối tượng nộp đơn là một tổ chức tư nhân thì quy định nêu trên được áp dụng cho người được chỉ định hoặc người đại diện của tổ chức đó. (3) Các quy định tại hai khoản trên không áp dụng đối với trường hợp nộp đơn đăng ký của chi nhánh doanh nghiệp. |
III. Quy định tại Dự thảo Luật Doanh nghiệp (sửa đổi)
1. Quan điểm sửa đổi:
Ngày 18/9/2014, Văn phòng Chính phủ đã có Văn bản số 370/TB-VPCP thông báo kết luận của Thủ tướng Chính phủ tại cuộc họp với Bộ Kế hoạch và Đầu tư về cải cách thủ tục hành chính trong thành lập mới, giải thể doanh nghiệp và thực hiện hoạt động đầu tư. Trong đó, Thủ tướng chỉ đạo: “Bộ Công an nghiên cứu sửa đổi quy định về quản lý con dấu theo hướng cho phép doanh nghiệp chủ động tự khắc dấu, thông báo sử dụng con dấu, tiến tới thay con dấu bằng chữ ký, chữ ký điện tử”.
Chỉ đạo trên là hoàn toàn đúng đắn khi thực tế áp dụng cho thấy cơ chế hiện hành về quản lý và sử dụng con dấu đã thể hiện những điểm bất cập, cần phải cải tiến để phù hợp hơn với điều kiện mới cũng như thông lệ quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của doanh nghiệp.
2. Quy định tại Dự thảo
Điều 44. Con dấu của doanh nghiệp
1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp; nhưng phải bảo đảm nội dung con dấu thể hiện những thông tin sau đây:
a) Tên doanh nghiệp;
b) Mã số doanh nghiệp;
c) Loại hình doanh nghiệp
2. Doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.
3. Mẫu dấu của con dấu doanh nghiệp phải được đăng tải công khai; trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
4. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng và lưu giữ con dấu.
5. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật; hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
6. Chính phủ quy định chi tiết Điều này và việc đăng ký, chuyển giao thông tin quản lý con dấu; đối với con dấu đã được cấp trước khi Luật này có hiệu lực.
3. Một số yếu tố cần cân nhắc
Xu hướng của thế giới hiện đại là không sử dụng con dấu; do các công cụ hỗ trợ việc xác minh nhân thân và tính pháp lý của văn bản; trở nên đáng tin cậy hơn. Tại nhiều nước trên thế giới, con dấu ngày càng mang tính hình thức; và biểu tượng cho doanh nghiệp nhiều hơn là tính pháp lý. Do đó, việc sử dụng con dấu đã được bãi bỏ tại nhiều quốc gia. Tuy nhiên, việc sửa đổi quy định về quản lý và sử dụng con dấu; tại Việt Nam cần cân nhắc một số yếu tố:
+ Yếu tố về công nghệ thông tin:
Hiện nay đã có nhiều ứng dụng hỗ trợ việc xác minh nhân thân; như chữ ký điện tử, chữ ký số, văn bản điện tử, v.v… Đã góp phần nâng cao tính bảo mật thông tin; và do đó, việc sử dụng con dấu để xác định tính pháp lý; của văn bản trở nên không cần thiết. Tuy nhiên, với nền tảng công nghệ thông tin tại Việt Nam; việc sử dụng chữ ký điện tử/chữ ký số còn chưa được áp dụng rộng rãi; trong phần lớn các giao dịch kinh doanh. Do đó, việc xóa bỏ hoàn toàn vai trò của con dấu trong các giao dịch cần có lộ trình; và phải từng bước phù hợp với điều kiện công nghệ tại Việt Nam.
+ Yếu tố về quản lý nhà nước:
Trong một thời gian dài Việt Nam quy định việc sử dụng con dấu; là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp. Tuy còn nhiều bất cập, nhưng việc quy định không bắt buộc doanh nghiệp; sử dụng con dấu cũng sẽ đem lại nhiều khó khăn cho cơ quan quản lý nhà nước; đặc biệt là việc xác minh tính pháp lý của văn bản trong các tranh chấp kinh doanh. Để đảm bảo việc sửa đổi quy định về con dấu có tác động tích cực; đến môi trường kinh doanh tại Việt Nam, cần có những nghiên cứu, đánh giá cụ thể; về những ưu nhược điểm đối với thị trường và đối với công tác quản lý nhà nước.
+ Yếu tố văn hóa xã hội:
Tại Châu Á, trong đó có Việt Nam, con dấu được coi như một biểu tượng chính thức; của doanh nghiệp và có giá trị xác tín nhiều hơn chữ ký của cá nhân. Có thể nói, văn hóa sử dụng con dấu; là một hình thức xác minh giá trị văn bản; trong tư duy kinh doanh của người Châu Á dù có; được quy định bởi luật pháp hay không. Tại Thái Lan, việc sử dụng con dấu là không bắt buộc nhưng trong phần lớn giao dịch; doanh nghiệp vẫn đóng dấu để đảm bảo tính chính thống; của văn bản. Tại Trung Quốc, việc sử dụng con dấu là bắt buộc và doanh nghiệp; có nhiều loại con dấu để thực hiện các mục đích khác nhau.
4. Đề xuất quy định cụ thể tại Dự thảo Luật Doanh nghiệp (sửa đổi)
Trên cơ sở phân tích kinh nghiệm quốc tế và cân nhắc tính; phù hợp với bối cảnh, điều kiện của Việt Nam, có thể xem xét quy định cụ thể; về vấn đề con dấu doanh nghiệp tại Dự thảo Luật Doanh nghiệp (sửa đổi) như sau:
Điều 44. Con dấu của doanh nghiệp
1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về nội dung, số lượng con dấu của doanh nghiệp; nhưng phải bảo đảm nội dung con dấu thể hiện những thông tin sau đây:
a) Tên doanh nghiệp;
b) Mã số doanh nghiệp;
c) Tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính
d) Số thứ tự của con dấu (trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều con dấu)
2. Doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh; trong thời hạn 10 ngày kể từ khi hoàn thành việc làm con dấu.
3. Mẫu dấu của con dấu doanh nghiệp phải được đăng tải công khai; trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
4. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phải chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng và lưu giữ con dấu. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật; thì Điều lệ công ty phải quy định rõ một người đại diện; theo pháp luật chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng và lưu giữ con dấu.
5. Doanh nghiệp có thể sử dụng con dấu hoặc chữ ký, chữ ký điện tử của người; có thẩm quyền để khẳng định tính pháp lý của các văn bản, giao dịch của doanh nghiệp. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật; hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
6. Không được sử dụng hoặc ủy quyền cho người khác sử dụng con dấu với ý nghĩa; là con dấu của doanh nghiệp nhưng không đáp ứng các quy định; tại khoản 1, 2 của Điều này; và quy định của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu. Người vi phạm quy định này sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
7. Chính phủ quy định chi tiết Điều này và việc chuyển giao thông tin quản lý con dấu; đối với con dấu đã được cấp trước khi Luật này có hiệu lực.
