1./ Hoá đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn. Mang lại hiệu quả, thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng như giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn.
Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã quy định:
“Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. HĐĐT phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”
2./ Quy trình phát hành
– Đăng ký phát hành với cơ quan thuế
– Khởi tạo HĐ điện tử
– Phát hành HĐ điện tử
3./ Thời điểm áp dụng hoá đơn điện tử cho các doanh nghiệp
Thời điểm bắt buộc áp dụng HĐĐT theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018; Hiệu lực thi hành 01/11/2018 về HĐ điện tử:
Trước ngày 01/11/2018:
Doanh nghiệp vẫn được đặt in và sử dụng hóa đơn giấy và sử dụng hết hóa đơn giấy nếu đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in
Sau ngày 01/11/2018:
+ Doanh nghiệp nào còn hóa đơn giấy sử dụng chưa hết thi dùng tiếp cho đến khi hết; nếu đến ngày 01/11/2020 không dùng hết bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy để sử dụng HĐ điện tử
+ Nếu dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 thì sẽ chuyển sang HĐ điện tử mà không được in hóa đơn giấy
– Những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 buộc dùng HĐ điện tử
Công thức mặc định:
– Hóa đơn giấy (đã phát hành) < 01/11/2018 < = 01/11/2020: Hóa đơn điện tử (hóa đơn giấy còn lại phải hủy)
– Thành lập Doanh nghiệp mới (Hóa đơn giấy hoặc HĐĐT + hóa đơn giấy mua của cơ quan thuế bán = rủi ro cao về thuế) < 01/11/2018 < = Hóa đơn điện tử
Chi tiết nghị định 119: 119/2018/NĐ-CP
4./ Xử lý khi hóa đơn điện tử bị lập sai
Khi thông tin ban đầu trên hóa đơn mua hàng hóa trên hệ thống bị viết sai; công ty có nhu cầu viết lại hóa đơn khác với thông tin chính xác; hoặc khách hàng trả hàng đã mua trên hệ thống; công ty sẽ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn; hoặc thu hồi hóa đơn như hóa đơn giấy sau đó tiến hành thủ tục thu hồi trên hệ thống.
