Người bán hàng được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang HĐ giấy dùng để chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần duy nhất. Tuy nhiên hiện nay nhiều DN vẫn dang nhầm lẫn giữa Hóa đơn điện tử chuyển đổi và hóa đơn giấy. Việc hiểu rõ những quy định về hóa đơn điện tử và các chuyển đổi nó sang hóa đơn giấy sẽ giúp cho doanh nghiệp tuân thủ tốt hơn pháp luật.
Chuyển đổi HĐ điện tử sang HĐ giấy được quy định cụ thể tại Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Theo đó, HĐ điện tử có thể được chuyển đổi thành HĐ giấy cho nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý HĐ của người mua gọi tắt là HĐ chuyển đổi với những yêu cầu sau.
Nguyên tắc chuyển đổi sang hóa đơn giấy
+ Người bán hàng hóa được phép chuyển đổi từ HĐ điện tử sang HĐ giấy khi dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần.
+ HĐ điện tử chuyển đổi sang HĐ giấy khi dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa; phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này; và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
+ Người mua, người bán được chuyển HĐ đơn điện tử sang HĐ giấy; để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. HĐ điện tử chuyển đổi sang HĐ giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán; phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.
Điều kiện chuyển đổi Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
+ Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
+ Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ HĐ điện tử sang HĐ giấy;
+ Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi
HĐĐT chuyển đổi có giá trị pháp lý; khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên HĐ nguồn. ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký; Họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
Ký hiệu riêng trên hoá đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy
Ký hiệu riêng trên HĐ chuyển đổi từ HĐ điện tử sang HĐ dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa HĐ chuyển đổi và HĐ điện tử gốc – HĐ nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
