Dự thảo Luật Doanh nghiệp (Dự thảo LDN) đã được hoàn thiện và chuẩn bị trình Quốc hội thông qua tại kỳ họp thứ 8 (tháng 10/2014). Có thể nói, Dự thảo LDN đã được xây dựng trên cơ sở tôn trọng tối đa quyền tự do kinh doanh, giảm thiểu chi phí gia nhập thị trường cho doanh nghiệp cũng như tăng cường quyền tự chủ của doanh nghiệp trong quá trình điều hành hoạt động. Các quy định này không những trải dài từ các khâu đăng ký kinh doanh, quản trị nội bộ doanh nghiệp mà còn thể hiện rõ nét ở các quy định về tăng số lượng người đại diện theo pháp luật hoặc cho doanh nghiệp quyền được thiết kế con dấu, tự khắc dấu.
I. Về quy định Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp:
1. Đối với Điều 14 và Điều 15 Dự thảo LDN
Dự thảo LDN đã có một sự thay đổi lớn khi quy định: Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp này, người đại diện theo pháp luật có quyền, nhiệm vụ, nghĩa vụ như nhau và Điều lệ công ty phải quy định cụ thể số lượng và chức danh quản lý của các đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh (Khoản 1 Điều 14, Dự thảo LDN).
Như vậy, với quy định này, Nhà nước chỉ quản lý về số lượng, chức danh quản lý của các đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, khẳng định rõ người đại diện theo pháp luật có quyền, nhiệm vụ, nghĩa vụ như nhau (Điều 14 Dự thảo LDN) và “Bản thân người đại diện cũng phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với những thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm nghĩa vụ quy định tại Khoản 1 Điều 15 ( Điều 15 Dự thảo LDN).
Quy định này nhằm hướng tới việc tạo điều kiện tối đa cho doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp toàn quyền quyết định số lượng người đại diện theo pháp luật cho mình trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Có thể nói, đây là một trong những nội dung thay đổi cơ bản so với Luật Doanh nghiệp năm 2005 (công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần chỉ có duy nhất một người đại diện theo pháp luật).
Đứng dưới khía cạnh đảm bảo quyền tự do kinh doanh, đây là một quy định mang tính đột phá trong việc cho doanh nghiệp toàn quyền quyết định số lượng người đại diện theo pháp luật, tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể hội nhập nhanh hơn, tận dụng được mọi cơ hội kinh doanh thông qua các đại diện theo pháp luật.
Đồng thời, quy định này đã “gỡ rối” cho doanh nghiệp trong trường hợp người đại diện duy nhất của doanh nghiệp bất hợp tác, không thực hiện các yêu cầu của thành viên/cổ đông trong quá trình quản lý điều hành doanh nghiệp trong nội bộ cũng như giao dịch với bên ngoài công ty. Bằng cách có nhiều hơn 1 người đại diện, sự lạm quyền, bất hợp tác như đã nói trên sẽ bị vô hiệu hóa.
Tuy nhiên, quy định này nếu không chặt chẽ, có thể gây ra những hậu quả nhất định đối với những chủ thể khác trong quan hệ với doanh nghiệp.
Điều này thể hiện ở chỗ, mặc dù pháp luật không yêu cầu nhưng về logic, khi một doanh nghiệp cử hơn một người đại diện, trong nội bộ tổ chức doanh nghiệp sẽ quy định rõ thẩm quyền của mỗi người để tránh chồng chéo và tăng cường hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, nếu thông tin về việc phân công trách nhiệm chỉ giới hạn trong nội bộ doanh nghiệp, thì các chủ thể bên ngoài (đối tác…) sẽ khó mà biết được người đại diện mà mình đang đàm phán có thẩm quyền quyết định trong giao dịch mà mình hướng tới hay không.
Bên cạnh đó, đứng dưới khía cạnh đảm bảo an toàn trong giao dịch cũng như quyền lợi của đối tác doanh nghiệp, quy định trong Dự thảo LDN vẫn chưa giải quyết được sự phân định trách nhiệm của doanh nghiệp và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trong trường hợp người đại diện thực hiện các giao dịch không đúng thẩm quyền.
Bản thân đối tác kinh doanh của các công ty này cũng rất khó có cơ chế để kiểm tra xem người đại diện mà mình đang đàm phán có đầy đủ thẩm quyền để xác lập giao dịch với mình hay không.
Chính vì vậy, để đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của chủ thể khác, Luật Doanh nghiệp mới cần phải có quy định trong trường hợp một doanh nghiệp đăng ký có hơn một người đại diện theo pháp luật như sau:
(i) Quy định rõ: “Trong trường hợp doanh nghiệp có hơn một người đại diện thì thẩm quyền của từng người đại diện theo pháp luật phải được thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn… ngày, kể từ ngày có quyết định cử người đại diện theo pháp luật”.
(ii) Xác định rõ trách nhiệm của doanh nghiệp trong giao dịch với chủ thể khác: “Mọi quy định hạn chế của công ty về phân công thẩm quyền giữa những người đại diện theo pháp luật của mình đều không có hiệu lực đối với bên thứ ba”.
Hoặc cụ thể hơn: “Trường hợp người đại diện theo pháp luật xác lập giao dịch vượt ngoài thẩm quyền đại diện được phân công theo quy định của công ty với người thứ ba, thì giao dịch đó vẫn có giá trị đối với doanh nghiệp được đại diện, người đại diện sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp với doanh nghiệp, trừ trường hợp, người thứ ba biết hoặc phải biết người đại diện đó không có thẩm quyền xác lập giao dịch với mình”.
2. Đối với Điều 63 và Điều 149 Dự thảo LDN
Dự thảo LDN cũng chưa tính đến biện pháp xử lý trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của công ty đã bị bãi nhiệm nhưng cố tình ký hợp đồng nhân danh công ty trong thời gian công ty đang làm thủ tục đăng ký lại người đại diện với cơ quan đăng ký kinh doanh. Cụ thể, tại Điều 63 và Điều 149 của Dự thảo LDN đã quy định, hiệu lực của Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng thành viên (công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên) và Đại hội đồng cổ đông (công ty cổ phần) sẽ phát sinh hiệu lực từ thời điểm Nghị quyết, Quyết định đó được thông qua hoặc theo quy định tại chính văn bản đó.
Như vậy, giả định trong trường hợp Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc bãi nhiệm người đại diện theo pháp luật cũ và cử người đại diện theo pháp luật mới của công ty có hiệu lực từ thời điểm được thông qua thì người được cử làm đại diện theo pháp luật mới có thẩm quyền đại diện từ thời điểm quyết định đó có hiệu lực. Tuy nhiên, việc cử người đại diện theo pháp luật phải được đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Trong thời gian chờ để thay đổi người đại diện mới, người đại diện cũ vẫn có tên trong Hệ thống Thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia
trong trường hợp này, nếu đối tác kiểm tra thông tin thông; qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia sẽ chỉ biết; về người đại diện cũ, trong khi trên thực tế, kể từ thời điểm Nghị quyết; Quyết định của Hội đồng thành viên và Đại hội đồng cổ đông được thông qua, người đại diện; theo pháp luật cũ đã không còn thẩm quyền đại diện.
Chính vì vậy, có thể nói, từ phía đối tác ký kết hợp đồng, họ khó mà biết được; thẩm quyền đại diện theo pháp luật của người ký kết hợp đồng với mình; đã bị bãi nhiệm, bởi trên thực tế; khi kiểm tra thông tin trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia; người ký hợp đồng vẫn nằm trong danh sách người đại diện theo pháp luật của công ty. Vấn đề đặt ra là, trong trường hợp người đại diện; đã bị bãi nhiệm thực hiện các giao dịch nhân danh công ty; với các chủ thể khác thì giao dịch đó có ý nghĩa gì với công ty không?
Về nguyên tắc, theo quy định của Điều 145 Bộ luật Dân sự 2005, giao dịch này được thực hiện bởi người không có thẩm quyền đại diện thì bản thân chủ thể đó có nghĩa vụ phải thực hiện các nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng hoặc đối tác ký hợp đồng với họ có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng.
Tuy nhiên, dù xảy ra trong trường hợp nào chăng nữa; thì các giao dịch nêu trên cũng sẽ gây phiền toái không đáng có cho doanh nghiệp; trong quá trình hoạt động; và bản thân các đối tác cũng sẽ phải chịu những rủi ro và thiệt hại nhất định.
Với khả năng xảy ra trên thực tế như trên, thiết nghĩ Luật Doanh nghiệp mới; cũng cần phải bổ sung quy định theo hướng giảm thiểu rủi ro cho các chủ thể; trong nền kinh tế trong giao dịch với người đại diện theo pháp luật đã bị bãi nhiệm như trên; và có cơ chế để doanh nghiệp phải cập nhật thông tin lên cơ quan đăng ký kinh doanh; ngay khi quyết định có hiệu lực hoặc cần phải tính đến việc, một người chỉ được coi; là đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp khi; đã cập nhật sự thay đổi thông tin với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Có như vậy, quyền lợi của doanh nghiệp; cũng như của các đối tác khác của doanh nghiệp mới được đảm bảo; đồng thời cũng không làm mất đi quyền tự quyết về người đại diện của doanh nghiệp.
II. Về vấn đề con dấu của doanh nghiệp (Người đại diện theo pháp luật)
Điều 44, Khoản 1, Dự thảo LDN quy định: “Con dấu là tài sản của doanh nghiệp. Hình thức và nội dung con dấu do doanh nghiệp quyết định; và đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh.”
Có thể nói, đây là một trong những quy định thể hiện tư duy mới; của các nhà lập pháp trong quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp.
Ở Việt Nam, tư duy này lần đầu tiên được ghi nhận; tại Điều 6 Nghị định số 14/VBHN-BCA ban hành ngày 14/4/2014 về quản lý; và sử dụng con dấu khi quy định doanh nghiệp “; có thể có thêm con dấu thứ hai cùng nội dung; với con dấu thứ nhất, nhưng phải có dấu hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất” ;và “doanh nghiệp phải đăng ký mẫu dấu với Bộ Công an trước khi sử dụng” ;(Khoản 4 Điều 10 Nghị định số 14/VBHN-BCA).
Trên cơ sở quan điểm này, Dự thảo LDN tiếp tục ghi nhận quyền của doanh nghiệp; trong việc tự quyết định hình thức và nội dung con dấu, thậm chí, mẫu dấu không; cần phải đăng ký với Bộ Công an mà chỉ cần đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh. Quy định này đã cho thấy vai trò của con dấu trong doanh nghiệp; chỉ mang tính là dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp, do doanh nghiệp tự tạo ra, tự thiết kế; và đăng ký mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Quy định này trước hết có ý nghĩa dưới khía cạnh công nhận rộng rãi quyền tự do kinh doanh; của doanh nghiệp, trong đó có việc công nhận quyền tự sáng tạo mẫu dấu của doanh nghiệp. Với quy định này, Nhà nước cũng không hướng tới việc quản lý chặt chẽ đối với con dấu.
Tuy nhiên, đứng dưới khía cạnh an toàn của giao dịch, quy định này cần phải tiếp tục nghiên cứu. Thể hiện trên các khía cạnh sau (Người đại diện theo pháp luật):
Về mặt truyền thống và logic của sự tồn tại con dấu: Bản thân chúng ta lâu nay; đều coi con dấu như một trong những vật có giá trị xác nhận tính pháp lý của văn bản. Đành rằng có thể quy định doanh nghiệp tự thiết kế mẫu dấu, tự khắc; sau đó đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, nếu quản lý không chặt chẽ, quy định này; sẽ mang tính chất “nửa vời”, vì sẽ tạo điều kiện; cho các chủ thể có ý định giả mạo giấy tờ dễ bề hoạt động.
Bởi lẽ, khi con dấu do doanh nghiệp tự khắc thì việc khắc con dấu thứ 2, giống y hệt; như con dấu đã đăng ký của doanh nghiệp là việc hoàn toàn đơn giản. Ở khía cạnh này, việc nhà nước quản lý thông qua con dấu; là hoàn toàn không có hiệu quả, thậm chí sẽ càng dễ dàng gây ra những giao dịch; với các con dấu giả mạo.
Chính vì vậy trong trường hợp này, Dự thảo Luật Doanh nghiệp nên có quy định theo hướng như sau:
(i) Vẫn giữ nguyên quy định về con dấu do cơ quan công an cấp và quản lý; như trước đây nhưng bổ sung quy định về cơ chế một cửa, phối hợp; giữa cơ quan đăng ký kinh doanh; với cơ quan công an để cấp dấu cho doanh nghiệp ngay khi nhận Giấy chứng nhận doanh nghiệp;
(ii) Bỏ quy định về dấu và tăng cường quản lý chặt chẽ đối với chữ ký. Lấy chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; là thước đo đảm bảo tính pháp lý của văn bản.
