Thủ tục mở công ty là một trong những thủ tục quan trọng và cần thiết để chủ thể kinh doanh thực hiện hoạt động kinh doanh một cách hợp pháp. Bài viết này cung cấp thủ tục mở công ty theo đúng quy định pháp luật. VNCOUNT là đơn vị chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ mở công ty. Mời bạn tham khảo chi tiết về dịch vụ này.
1. Khái niệm Công ty là gì?
Công ty là thuật ngữ thông thường để chỉ doanh nghiệp, được định nghĩa là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.
mở công ty đang là mô hình đầu tư rất phổ biến và là hướng lựa chọn của rất nhiều nhà đầu tư khi muốn thực hiện công việc kinh doanh.
2. Các loại hình Công ty:
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014, Công ty gồm các loại hình như sau:
- Doanh nghiệp tư nhân;
- Công ty TNHH một thành viên;
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên;
- Công ty hợp danh;
- Công ty cổ phần.
Tham khảo thêm bài viết: Nên mở loại công ty nào?
3. Thời gian mở công ty:
- Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
4. Chi phí mở công ty:
100.000 đồng/lần đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (Nộp tại thời điểm nộp hồ sơ).
Miễn lệ phí đối với hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử (theo quy định của Thông tư số 130/2017/TT-BTC).
5. Nơi nộp hồ sơ mở công ty
Người mở doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc Người đại diện theo pháp luật nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
6. Hồ sơ mở công ty:
6.1. Hồ sơ mở công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định tại Phụ lục I-2 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT;
- Điều lệ công ty (có đầy đủ chữ ký của người tham gia mở doanh nghiệp);
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP của người đại diện theo ủy quyền nếu công ty tổ chức quản lý theo mô hình Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên. Trường hợp công ty tổ chức quản lý theo mô hình Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên, hồ sơ gồm Danh sách người đại diện theo ủy quyền và bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP của từng đại diện theo ủy quyền.
Danh sách người đại diện theo ủy quyền theo mẫu quy định tại Phụ lục I-10 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT.
- Bản sao hợp lệ các giấy tờ sau đây:
- Một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP của chủ sở hữu công ty đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là cá nhân;
- Quyết định mở hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác, Điều lệ hoặc tài liệu tương đương khác của chủ sở hữu công ty đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước);
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được mở bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Văn bản ủy quyền của chủ sở hữu cho người được ủy quyền đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức.
6.2. Hồ sơ mở công ty TNHH hai thành viên trở lên bao gồm:
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty TNHH 2 thành viên trở lên
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định tại Phụ lục I-3 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT;
- Điều lệ công ty (có họ, tên và chữ ký của thành viên là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức);
- Danh sách thành viên theo mẫu quy định tại Phụ lục I-6 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT;
- Bản sao hợp lệ các giấy tờ sau đây:
- Một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP đối với trường hợp người mở doanh nghiệp là cá nhân;
- Quyết định mở hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác, một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP của người đại diện theo ủy quyền và văn bản ủy quyền tương ứng đối với trường hợp người mở doanh nghiệp là tổ chức;
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được mở hoặc tham gia mở bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.
6.3. Hồ sơ mở công ty cổ phần bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định tại Phụ lục I-4 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT;
- Điều lệ công ty (có họ, tên và chữ ký của Cổ đông sáng lập là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức);
- Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài. Danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với cổ đông nước ngoài là tổ chức
- Danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần lập theo mẫu quy định tại Phụ lục I-7 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT;
- Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài theo mẫu quy định tại Phụ lục I-8 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT;
- Danh sách người đại diện theo ủy quyền (của cổ đông là tổ chức nước ngoài) theo mẫu quy định tại Phụ lục I-10 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT.
- Bản sao hợp lệ các giấy tờ sau đây:
- Một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP đối với trường hợp người mở doanh nghiệp là cá nhân;
- Quyết định mở hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác, một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP của người đại diện theo ủy quyền và văn bản ủy quyền tương ứng đối với trường hợp người mở doanh nghiệp là tổ chức;
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được mở hoặc tham gia mở bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.
6.4. Hồ sơ mở công ty hợp danh bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định tại Phụ lục I-5 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT;
- Điều lệ công ty (có họ, tên và chữ ký của các thành viên hợp danh);
- Danh sách thành viên theo mẫu quy định tại Phụ lục I-9 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT;
- Bản sao hợp lệ các giấy tờ sau đây:
- Một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP đối với trường hợp người mở doanh nghiệp là cá nhân;
- Quyết định mở hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác, một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP của người đại diện theo ủy quyền và văn bản ủy quyền tương ứng đối với trường hợp người mở doanh nghiệp là tổ chức;
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được mở hoặc tham gia mở bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.
6.5. Hồ sơ mở doanh nghiệp tư nhân bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định tại Phụ lục I-1 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT;
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP của chủ doanh nghiệp tư nhân.
- Kết quả thực hiện: Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho chủ thể nộp hồ sơ mở công ty.
7. Các lưu ý điều kiện khi mở công ty
Điều kiện về chủ thể mở công ty:
- Có CMND/ Hộ chiếu/ Căn cước công dân;
- Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự;
- Không thuộc đối tượng không được mở công ty (Công chức, viên chức…).
- Theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần có các giấy tờ chứng thực cá nhân như sau:
- Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
- Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Điều kiện về công ty dự định thành lập:
Đặt tên công ty:
Theo quy định tại Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2014, tên của công ty phải viết được bằng tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số và ký hiệu, phải phát âm được và có ít nhất hai thành tố: Loại hình công ty và Tên riêng, cụ thể như sau:
- a) Loại hình công ty. Tên loại hình công ty được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân;
- b) Tên riêng. Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
Bên cạnh đó, tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
Để tránh trùng với tên các công ty khác đang hoạt động, theo xu hướng các công ty mới mở thường đặt tên công ty dài hơn (tên có 3-4 chữ) hoặc tên công ty bằng các chữ cái (có thể ghép bằng tiếng Anh).
Chọn địa chỉ trụ sở công ty:
Căn cứ theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2014, địa chỉ trụ sở là điểm liên lạc, giao dịch của công ty có địa chỉ được xác định bao gồm:
Số nhà + tên đường + tên phường/ xã/ thị trấn + tên quận/ huyện/ thị xã/TP thuộc tỉnh + TP trung ương/ tỉnh.
Nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì phải có xác nhận của địa phương là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh.
Nếu địa chỉ dự định thuê làm trụ sở văn phòng trong tòa nhà chủ thể thực hiện hoạt động kinh doanh cần kiểm tra xem giấy tờ của bất động sản đó có chức năng thương mại/ làm văn phòng hay không trước khi tiến hành ký hợp đồng thuê.
Để đảm bảo công ty có thể phát hành được hóa đơn sau khi mở, công ty ngoài việc không được đặt trụ sở ở nhà tập thể, nhà chung cư khi thuê nhà, mượn nhà làm trụ sở công ty Quý khách hàng nên ký kết hợp đồng thuê nhà, mượn nhà và yêu cầu chủ nhà cung cấp cho 02 bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ tương đương.
Chọn người đại diện theo pháp luật:
Trong trường hợp chủ thể thực hiện hoạt động kinh doanh chọn loại hình công ty là công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần thì cần phải có người đại diện theo pháp luật với chức danh như Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch… Đây là người chịu trách nhiệm chính trong mọi hoạt động kinh doanh của công ty, là người đại diện cho công ty làm việc, ký kết giấy tờ, thủ tục với cơ quan nhà nước, với các cá nhân hoặc tổ chức khác.
Lựa chọn ngành nghề kinh doanh:
Theo quy định, công ty có quyền kinh doanh bất cứ ngành nghề nào pháp luật không cấm và cần đăng ký với cơ quan Đăng ký kinh doanh trước khi hoạt động. Chủ thể thực hiện hoạt động kinh doanh chỉ cần liệt kê tất cả những lĩnh vực dự định sẽ kinh doanh (càng chi tiết, cụ thể càng tốt).
Dự kiến vốn điều lệ của công ty:
Là tổng số tài sản, tiền mà các thành viên/ cổ đông, chủ sở hữu góp hoặc cam kết góp trong vòng 90 ngày để công ty hoạt động. Vốn điều lệ do chủ thể thực hiện hoạt động kinh doanh tự đăng ký và không cần phải chứng minh.
Số vốn này thể điều chỉnh tăng lên bất cứ khi nào công ty muốn và thủ tục cũng rất đơn giản.
Với kinh nghiệm của mình VNCOUNT sẽ hỗ trợ cơ sở xin được giấy phép với chi phí tiết kiệm và thủ tục đơn giản nhất nhưng vẫn đảm bảo điều kiện theo quy định.
=>Xem thêm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp
8. Các vấn đề cần thực hiện sau khi đăng ký công ty
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, để có thể chính thức hoạt động, doanh nghiệp cần thực hiện một số thủ tục sau (theo Quy định tại Điều 9, Điều 28, Điều 84 và Điều 86 Luật Doanh nghiệp, Điều 23 Nghị định số 102/2010/NĐ-CP):
- Sau khi có mã số doanh nghiệp (đồng thời là mã số thuế), doanh nghiệp cần thực hiện một số thủ tục về thuế tại Cơ quan Thuế để kê khai, nộp thuế theo thông báo của Cục thuế tỉnh/thành phố (thủ tục tạo và phát hành hóa đơn; thủ tục mua, cấp hóa đơn; thủ tục kê khai nộp thuế,…).
- Doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện thủ tục khắc dấu cần liên hệ với cơ quan liên quan và cơ quan công an để thực hiện thủ tục khắc dấu, đăng ký mẫu dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.
- Đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện: sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp liên hệ cơ quan quản lý chuyên ngành để được hướng dẫn.
- Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày mở hoặc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải đăng nội dung đăng ký doanh nghiệp trên cổng Thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia theo quy định tại Điều 28 Luật doanh nghiệp, Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 05/2013/NĐ-CP và trả phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có nghĩa vụ như sau:
- Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành, nghề đã ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; bảo đảm điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật khi kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện.
- Trường hợp phát hiện nội dung trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thì doanh nghiệp gửi thông báo yêu cầu cơ quan đăng ký kinh doanh hiệu đính cho phù hợp. Việc tự ý thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là vi phạm pháp luật và sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.
- Treo biển tại trụ sở của doanh nghiệp.
- Khi thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, người mở doanh nghiệp phải đến cơ quan đăng ký kinh doanh thực hiện đăng ký thay đổi kịp thời và chính xác trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi.
- Tổ chức công tác kế toán, lập và nộp báo cáo tài chính trung thực, chính xác, đúng thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Đăng kê khai thuế, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.
- Bảo đảm quyền, lợi ích của người lao động theo quy định của pháp luật về lao động; thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm khác cho người lao động theo quy định của pháp luật về bảo hiểm.
- Bảo đảm và chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hóa, dịch vụ theo tiêu chuẩn đã đăng ký hoặc công bố.
- Thực hiện chế độ thống kê theo quy định của pháp luật về thống kê; định kỳ báo cáo đầy đủ các thông tin về doanh nghiệp, tình hình tài chính của doanh nghiệp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo mẫu quy định; khi phát hiện các thông tin đã kê khai hoặc báo cáo thiếu chính xác, chưa đầy đủ thì phải kịp thời sửa đổi, bổ sung các thông tin đó.
- Tuân thủ quy định của pháp luật về quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, bảo vệ tài nguyên, môi trường, bảo vệ di tích lịch sử, văn hóa và danh lam thắng cảnh.
- Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu của doanh nghiệp tại trụ sở chính của doanh nghiệp theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp.
- Công ty cổ phần phải gửi báo cáo tài chính hàng năm đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về kế toán (Kế toán thuế) và pháp luật có liên quan.
- Lập sổ và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và phải được lưu giữ, bảo quản theo quy định của pháp luật.
- Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cuối cùng các cổ đông quy định tại khoản 3 Điều 23 Nghị định 102/2010/ NĐ-CP phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua, công ty phải thông báo kết quả góp vốn cổ phần đã đăng ký đến cơ quan đăng ký kinh doanh..
9. Mức phạt cụ thể khi không đăng ký công ty khi thuộc trường hợp phải đăng ký công ty
Mức phạt đối với hoạt động kinh doanh không đăng ký công ty khi thuộc trường hợp phải đăng ký công ty, Căn cứ theo Khoản 4, khoản 5 Điều 28 Nghị định số 50/2016/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư quy định về vi phạm các quy định về mở công ty như sau:
Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- a) Cố ý định giá tài sản góp vốn không đúng giá trị thực tế;
- b) Tiếp tục kinh doanh khi đã bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký công ty;
- c) Hoạt động kinh doanh dưới hình thức công ty mà không đăng ký mở công ty.
Biện pháp khắc phục hậu quả:
- a) Buộc đăng ký chuyển đổi loại hình công ty phù hợp với quy định của Luật công ty đối với hành vi vi phạm quy định tại Khoản 1 Điều này;
- b) Buộc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty hoặc đăng ký giải thể đối với hành vi vi phạm quy định tại Khoản 2 Điều này;
- c) Buộc đăng ký điều chỉnh vốn Điều lệ, tỷ lệ phần vốn góp, cổ phần của các thành viên, cổ đông bằng số vốn đã góp đối với hành vi vi phạm quy định tại Khoản 3 Điều này;
- d) Buộc định giá lại tài sản góp vốn và đăng ký vốn Điều lệ phù hợp với giá trị thực tế của tài sản góp vốn đối với hành vi vi phạm quy định tại Điểm a Khoản 4 Điều này;
- đ) Buộc đăng ký mở công ty đối với hành vi vi phạm quy định tại Điểm c Khoản 4 Điều này.
Tóm lại, khi thuộc trường hợp phải đăng ký công ty mà không thực hiện thì ngoài mức phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng, khách hàng còn phải đăng ký mở công ty.
10. Dịch vụ đăng ký công ty khi thuộc trường hợp phải đăng ký công ty của VNCOUNT có lợi ích gì?
Tự hào là đơn vị hàng đầu về đăng ký công ty khi thuộc trường hợp phải đăng ký công ty, vì vậy luôn đảm bảo tỉ lệ ra giấy cao nhất với thời gian nhanh nhất cho quý khách. VNCOUNT sẽ không nhận dự án nếu nhận thấy mình không có khả năng chắc chắn ra giấy cho quý khách.
